Le télésecrétaire est le garant de l’image de l’entreprise à l’extérieur. Ce métier est ainsi devenu un enjeu stratégique. Il est possible de développer un service de télésecrétariat en interne. Toutefois, grâce à leurs nombreux avantages, bon nombre d’entreprises se tournent actuellement vers les solutions d’externalisation. Explications.
Zoom sur le métier de télésecrétariat
Le télésecrétariat est semblable à son homologue, le secrétariat, sauf qu’il est effectué à distance. Il peut exister un ou plusieurs télésecrétaires au sein d’une entreprise. Le métier consiste notamment à assurer certains services spécifiques, notamment la permanence téléphonique et la gestion des appels, des courriers, de la saisie et l’élaboration de documents comme les devis et les factures, et enfin la qualification des fichiers. Le télésecrétariat est un poste vital, mais chronophage pour l’entreprise. Un nombre important d’entre elles cherchent ainsi des solutions externalisées tel que le télésecrétariat à Madagascar.
En interne le télésecrétariat est surtout dédié à un standardiste qui prend également à sa charge l’accueil des visiteurs, qu’ils soient clients, professionnels ou visiteurs. Celui-ci peut ainsi se trouver débordé. Ainsi, l’externalisation du service de télésecrétariat peut être confiée à un centre d’appels qui est surtout spécialisé dans la gestion d’appels entrants ou à un télésecrétaire indépendant qui travaillent généralement à domicile. Le télésecrétariat profite surtout aux PME davantage qu’aux grandes entreprises qui ont la possibilité de développer un service de télésecrétariat en interne.
En général, les prestataires externes en télésecrétariat assurent les services de gestion des appels entrants et il est possible de personnaliser ou de mettre en place un service de transfert d’appels, etc., mais également de renseigner les correspondants en fonction de leurs requêtes ou encore de gérer les agendas des cadres de l’entreprise cliente, dont la prise de rendez-vous.
Quels avantages avec un télésecrétariat externalisé ?
Si une large frange des entreprises choisit l’externalisation de son service de télésecrétariat, c’est tout d’abord pour garantir l’image de l’entreprise. En effet, un télésecrétariat externe peut assurer un service d’accueil de qualité qui, par ricochet, transmet une valeur positive de l’image de l’entreprise. Par ailleurs, l’externalisation est un moyen efficace pour gagner un temps précieux pour se focaliser sur le cœur de métier. Grâce à l’externalisation, l’entreprise est assurée de ne plus perdre aucun appel entrant qui est une des sources de frustration des clients, les amenant à délaisser ses services d’ailleurs, le prestataire est généralement en mesure de prendre rapidement les appels, éliminant, du coup, les occurrences d’appels en attente, ou loupés. Une meilleure gestion des agendas peut être mise en place grâce à l’externalisation du télésecrétariat. Il est même possible de les synchroniser sur messagerie, par téléphone ou par voie électronique. Enfin, l’externalisation permet de faire des économies sur le service de télésecrétariat. En effet, le prestataire propose souvent différentes formules de tarifs à la carte. D’ailleurs, il s’agit d’une prestation facturée, qui évite ainsi à l’entreprise de payer les charges salariales importantes.
